任何国际会议的接待都很讲究规格与礼仪，使用租赁的同声传译设备，尤其是同传耳机的时候需要格外的谨慎，以免丢失或损坏。

对出席会议的代表，给他们配置新款的同传翻译耳机是必不可少的环节，如何发放不仅仅是一种方式。国内同声传译行业领军人物，有着“同传王”之称的王铮老师在接受《同声传译网》采访的时候分析指出，不论是个人还是团体、东道主均应事先确定接待规格,按照国际惯例，派遣同来宾身份相当的人士前往机场或车站迎接，在步入会场之前或者第一时间就要把博世同传接收机放在他们的坐席上，以此来表示尊重和关照。通常迎接人员应陪来宾一同前往下榻处或办理报到手续，在进入签到台的时候不要再次询问来宾的姓名，应该由礼仪人员把同声传译耳机送到他们的手中。客人抵达后,也应抽空先同东道主方面的代表相互见面和介绍，此时同声传译员就要开始进行同声翻译的工作。

良好的国际会议组织工作表现在会议代表到达后,能很快地得到有关会议的文件、论文、报告与会议日程安排的时间表。对于在会议上安排发言的代表,应事先有明确的通知。

会议的主会场应挂会议的标记,如会徽或其他文字标记,有些在中国举行的国际会议,主办者在张挂会议横额时,只有中文文字,却没有英文或其他有关国家的文字,这是对与会外国来宾的失礼。

在国际会议上,除会场悬挂与会国国旗外,各国政府代表团团长也按会议组织有关规定,在一些场所或车辆上悬挂本国国旗,但国际学术会议无挂国旗的要求。

国际学术会议等大规模会议的开幕典礼和闭幕典礼,往往具有十分重大的国际意义。虽然依国情而会有所差异,但大体上、主办国的政府官员、王室贵族、主办地的首长、市长等知名人士都会以来宾身份到场，他们必须佩带博世或者美呈系列的同声传译耳机，以便及时收听到最新的会议内容。而会议主办机构的会长、名誉会长、前任会长、下任会长及其他要员等也都会到场,这时候会场应设主席台，在座位上放置美呈同传导览接收机的时候要谨慎操作。主席台的座位排列应是,主要贵宾坐在居中位置,以下人员按照地位或职务高低顺序左右交叉依次排列。主席台一般应摆放用英文书写的名签,到会要人按名签标示就位。但是,按照国际惯例,在平时举行的国际学术会议上,无论是全体会议还是小组会议,主席台上通常只有会议主持人及报告人和评论人就座。